如何举办一场小型沙龙活动(举办小型沙龙活动的流程)

seoxin 05-04 10:47 7次浏览

首先,需要确认场地和日期

场地主要由你希望举办的活动规模确认,同时考虑到交通便利,是否需要配套餐饮、茶歇,以及所举办活动的氛围场景来确认。比如说,你所举办的活动是一些面向管理人员的活动、相对高端的沙龙,你可以选择氛围轻松、相对优雅的环境,比如高端会馆、茶馆、游艇俱乐部等进行。因为这些人自驾方便,而且日常工作压力较大,一次外出活动,也是一次难得的放松体验,如果主办方能选择一个区别于日常工作氛围的环境,将会大大提高出席率。

主办方确认日期时建议考虑以下因素:

  1. 避开重要的节假日,商务类的会议,如果本身对节假日没有特别需求,一般不建议占用参会者的个人放假时间。
  2. 避开行业内同类型的重要会议,这个很好理解,如果有非常重要的嘉宾你希望对方出席,肯定不希望TA分身乏术吧?
  3. 避开周一或者月底,因为周一是工作日的开端,绝大部分公司会在这一天安排个部门例会之类,有些参会者本身是公司重要岗位的成员,甚至是这类会议的召集者,一旦外出参会,就会影响公司内部业务的正常流转,或者需要其他参会者配合修改时间,导致不便。所以,周一并不是一个好的选择。至于月底也经常有同样的情况出现,比如你组织一个财务领域的会议,绝大部分财务人士月底需要结账核算等,很难出席其他活动,自然会影响出席率。

经过作者不完全统计,绝大部分的会议如果放在周三、周四来举办,相对而言会是一个更好的选择,出席率远高于其他日期。

(图片来源:pixabay)

其次,确定主题和内容

绝大部分的会议主题在你确定举办这场活动的时候已经基本思考完成了,至于具体内容就要视乎以下因素了:

  1. 演讲嘉宾的出席情况,如果一场小型沙龙,有1-2位重量级嘉宾,将会是一个很好的亮点。
  2. 内容的干货程度,小型活动内容不在多,而在精。因为小型活动大多是闭门性质,围绕主题来开展,切题而实用,并注意参会者和演讲嘉宾之间的互动,对于参会者的体验会更有吸引力。
  3. 一个能充分调动会议气氛的好主持,有些专业类会议,请来的嘉宾都非常严肃,内容也非常深奥,如果有一个特别会串场的主持,那这个会议就很容易给人留下深刻的记忆 点。

(图片来源:pixabay)

再次,发送邀请和沟通。

在主题内容和时间地点确认后,你就可以开始邀请参会者了,这时候有以下注意点:

  1. 如果你是定向邀请,记得强调你的报名方式,比如是注册,还是回复邮件,或者是电话确认等。
  2. 如果你是不定向邀请,就要注意你的数据库中不要出现一些会虫(也就是一些拿着假名片专门跑会、拿礼品、骗吃骗喝的人)
  3. 如果你邀请的是外部的非定向参会者,一般需要经过邀请—报名—确认三个环节,从最后一遍确认到最终出席,出席率一般是40-50%(这个数字是作者从不同行业几百场活动中总结出来的规律,还是很精准的。),需要对应预备好配套工作,比如桌椅数量、餐饮数量、伴手礼数量等,一般比预估出席人数上浮20%左右是最合适的,既不会浪费,也不会措手不及。
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