运用这23个PPT小技巧,让你的年终总结又快又好,转发收藏(年终总结小技巧)

seoxin 01-05 21:05 8次浏览

文 | 明哥,前麦肯锡战略咨询顾问,埃森哲管理咨询顾问,一个喜欢用思维导图架构PPT的老司机,职场技能,掰开揉碎、说给您听,欢迎关注我的头条号@思维导图PPT肖老师,一起共同精进、成为职场精英。

又到年底,做年终总结、项目汇报、或是岗位竞聘,往往都需要写PPT,而我们之前反复提示,PPT不是Word的翻版,一份好的PPT,最重要的是有吸引力的故事,其次是故事的逻辑主线,第三则是PPT的排版、配色、图表技巧等。

1、汇报的逻辑

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2、PPT的逻辑设计

1、结构清晰:结论先行,采用What-Why-How的黄金圈法则来展示。

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2、层次清晰原则:完全穷尽,相互独立。

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3、重点突出,不要试图传递所有细节。

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4、可参考下列4种方式进行逻辑设计,重点推荐What-Why-How黄金圈法则和SCQA故事结构。

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3、在母版页中使用故事线

在埃森哲的PPT母版中,默认页上会插入了一个文本框占位符,用来描述PPT的逻辑主线(Storyline),这个故事线,一般2~3行文字,用以向观众展示故事逻辑。如果你认真看完AC顾问的片子,将每个片子的Storyline串在一起,那就是PPT的故事剧本。

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4、母版的设计,决定了PPT的逼格

母版不是模板,母版的作用在于定义和统一板式、配色、字体等风格,比如统一的导航文字,统一微软雅黑、深青色字体、统一LOGO、页码等,如下图所示:

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另外,通过母版中的故事线(Storyline),提醒我们在每页片子用2~3句话来概述每页片子的内容,并进行前后两个片子之间的内容串联。

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开始PPT制作之前,第一步要先充分设计母版,比如下面母版,定义了文本框、图形元素、小图标的大小、颜色、位置等。

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设计好母版后,在后续制作片子时,只需要在片子上右键,”版式”、选择适合的版式即可,母版会将字体、配色、布局、动画等带到片子中。

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5、TED故事模式设计PPT的故事线

TED故事公式的核心是冲突,TED故事=冲突+行动+结局(解决方案)。

“张总,去年我家生老二,老婆没工作、经济压力大,我还经常请假回家看老婆(冲突)。可是,年终奖你不但多给了2000块,还安慰我说以后要多回家看看孩子(行动),现在孩子已经100天了,长的白白胖胖,多可爱,要不是遇上你这样的好领导,还不知道怎么办呢”(结局),说这些话的时候,你眼含泪花、微微欠身地看着他(情感),说完之后,把孩子的百日酒请帖递过去(展示)。

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6、用思维导图搭建PPT框架

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方法:打开Mindmanager,制作汇报提纲,分别展示第一级、第二级目录,查看逻辑是否严谨、内容是否有吸引力,然后在”另存为”中选择PPT格式,在导出选项中选择适合的PPT模板即可,如下图所示:

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7、幻灯片分组

利用PPT的”分节”功能来进行分组管理,这个功能对于经常写PPT的人来说太还好用了,尤其是对于页数很多的PPT,分组管理可以实现整组前后移动,修改时可以只关注组内的某几个片子,是我个人最喜欢的操作之一。

小贴士:

我的习惯是一般先定义好分组,相当于定义了PPT的一级目录,这样做可以让PPT的结构更加有逻辑,条理更加清晰一些。

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方法:在要分组的幻灯片上方右键,选择”新增节”,搞定,如上图所示。

8、图片版式:图片的SmartArt排版

方法:插入多张图片,全部选中,格式/图片版式,选择适合版式即可,这个图片版式,其实是图片的SmartArt排版效果,逼格很高哦。

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详细操作见下图动画:

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9、使用SmartArt画结构图

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10、文本转化成SmartArt图

方法:将光标移动到文本框内部,右键,选择”转换为SmartArt”即可。

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11、图文穿插,让静态的画动起来

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(1)打开母版,设置背景格式为”图片或纹理填充”

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(2)插入一个任意多边形,沿着人物背景,勾勒出被身体遮住的部分。

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(3)选择刚做好的任意多边形,在设置背景格式中选择”幻灯片背景填充。

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12、圆角,让图形图表不再中规中矩

方法:选择三角形图形,右键,设置形状格式/线条/设置线条宽度,连接类型选择圆角即可,详细操作见下图动画:

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13、动态图表,牢牢抓住观众的注意力

优点:将观众的注意力聚焦在图表上,凸显差异对比

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方法:插入/图表/柱形图/动画/按系列/擦除,如下图所示:

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小贴士:

将圆形、三角形、卡通人物等复制到剪贴板,然后单击图表中的系列后粘贴,即可将矩形框变成其他形状了,比如:

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14、使用设计器,充分利用系统的设计思维

(1)打开设计器:文件/选项/PowerPoint选项/常规/设计器,勾选自动显示设计灵感即可。

(2)插入一张图片,设计器会会在右侧自动匹配出各种不错的设计效果,选择喜欢的即可,操作见下图:

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15、使用PPT删除背景功能去除图片背景、水印等

方法:选中图片,格式/删除背景/标记要保留的区域/保留更改即可,不知道如何操作,可参考下列动画。

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16、批量提取PPT中的图片、音频、视频

方法:将PPT文件的扩展名”pptx”修改为”zip”,然后解压缩,依次打开ppt、media文件夹,全部图片、音频、视频都在那里。

17、批量导入图片

如果汇报的PPT图片较多,可以使用相册功能进行批量导入。

方法:插入/相册/新建相册/选择文件夹,如下图所示:

18、使用取色器,想要哪里(的颜色)点哪里

通过取色器快速提取图片和形状中的颜色,从而确保配色风格一致,一般可以从公司LOGO中提取几个基本颜色。

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19、使用动画效果

如下图的齿轮效果,做好齿轮后,在”动画”选项中,选择”陀螺旋”即可,第1、3个齿轮的方向选”逆时针”,第2个齿轮选”逆时针”即可。

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再比如下列的鱼骨图结构:

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20、使用动画刷,快速复制动画效果

动画刷与格式刷一样,可以将一个对象上的动画效果复制到另外一个对象上。

小贴士:

与格式刷相同,单击动画刷时,只能刷一次,双击动画刷时,可以无数次复制动画效果,直到按下”esc”键为止

21、增加撤销步数

PPT默认的撤销步数是20步,可以设置大一些,方便修改PPT的过程过程中发现错误,可以一直回撤到需要的版本为止。

方法:文件/选项/高级/撤销步数,修改数字即可,最大可设置撤销99步 。

小贴士:

我个人的习惯是靠版本来管理,通过”另存为”的方式,将文件保存为一个新版本,比如”XXX年终总结汇报-V1.2-20201228″,这样,版本号和日期都可以作为修改依据,一天内修改的版本,只需要修改版本号即可。

22、使用图层效果,内容再多也不怕点不到了

依次选择开始/选择/窗格,点击右边的”眼睛按钮”即可隐藏/恢复相应的对象。

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23、使用”自定义放映”功能,一键准备多个汇报版本

按各汇报对象的关注点,提前准备好多个版本,避免汇报时临时挑选汇报内容,另外,使用”自定义放映”生成的多个版本,其实是在同一个PPT上对每个片子进行标记,这样做的好处是如果修改了其中的某页,各个版本都会同步,避免分成多个文件后,一旦修改,每个文件都需要逐一修改的问题。

方法:幻灯片放映/自定义放映/定义自定义放映,选择不同的片子,保存为多个版本即可。

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24、资源分享

PPT逻辑关系素材包:

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PPT图表技巧素材包:

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25 延伸阅读

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