职场必备:提升工作效率的5大管理工具(建议收藏)

seoxin 10-09 19:49 14次浏览

在一个屋檐下,同样花费8小时的工作时间,有的人轻松升职,而有的人却忙得焦头烂额没结果?掌握这5大职场管理工具,快速提升工作效率:

职场必备:提升工作效率的5大管理工具!建议收藏

1、四象限法则

四象限法则是由著名的管理学家史蒂芬·柯维提出的时间管理理论,该理论把事务按照重要程度和紧急程度划分为四个象限:重要而且紧急,重要但不紧急,不重要但是紧急,不重要而且不紧急。

事务所处的象限不同,处理原则也就不同:

  • 第一象限(重要而且紧急):立即去做。第一象限的事务越少越好。
  • 第二象限(重要但不紧急):有计划去做。投入自己的时间和精力到第二象限中,做好计划,先紧后松。
  • 第三象限(不重要但是紧急):尽量交给别人去做;如果无法交出,根据耗时情况选择不同策略,耗时短的马上处理掉;耗时长的可归类集中处理。
  • 第四象限(不重要而且不紧急):尽量别去做,浪费生命。

应用法则:看看你的待办清单,是不是杂乱无序!应用四象限法则,你可以把你的事项放大四象限中,按照不同事项的处理方法,确定优先次序,合理安排。

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2、80/20法则

80/20法则认为,少量的原因、投入和付出将获得大量的结果、产出和回报。80%的销售额来自20%的顾客;80%的总产量来自20%的产品;80%的绩效评价来自你20%的工作。

80/20法则颠覆了我们传统的思维,揭示了在原因与结果、投入和产出、付出和回报之间存在着一种内在的失衡。运用它就意味着我们要做如下:把更多精力放在重要工作上,而不是平均用力;用最小的努力掌控我们的生活;有所选择而非事无巨细;精益求精而非贪多求全。

应用法则:区分重要的少数与琐碎的多数,把更多精力放在重要工作上;从纷繁复杂的工作中理出头绪,把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

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3、5W2H分析法

5W2H分析法为我们提供了科学的决策和工作分析方法,它是一个以价值为导向的标准化思维流程。在人们追求理想和目标的过程中,都要经过选择目标 (what)→选择原因(why)→什么场合(where)→什么时间(when)→什么人或组织(who)→如何提高效率(how to do)→性价比如何(how much)七个方面提出问题并从中选择性价比最高的方法和路径来实现预定目标。

应用法则:做任何工作都可以从5W2H来思考,它指导我们围绕如何提高效率(how to do)这一永恒主题,对目标相关的时间、地点、人、资源对要素进行合理整合,根据价值的大小确定最佳目标和最优路径。

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4、SMART原则

一个好的目标应该像浓雾中的灯塔一样,它能照亮我们前进的道路,引导我们的行动。

如何制定一个好的目标呢?SMART原则就可以帮助我们。SMART原则提供了制定目标的5个原则,分别为:Specific(目标一定要明确,不能模糊);Measurable(可衡量性,要有实现目标的标准);Attainable(目标可实现性,切合实际);Relevant(相关性,整体性,对实现其他目标要有所帮助);Time-besed(明确的截止期限)。

应用法则:制定目标时,要使目标符合SMART法则,我们可以把这5个法则转换成5个问题:目标具体是什么,具体特征是什么;怎么样才算实现了目标,有没有明确的标准?目标可行性高吗,您能不能做到?实现这个目标的目的和意义是什么,它在人生或工作中属于哪一环节?打算在什么时间实现这个目标。

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5、WBS法则(任务分解法)

WBS即WorkBreakdownStructure,提供了目标分解的具体过程:目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则:将主体目标逐步细化分解,转化为一项项具体行为;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

意义:再宏伟的目标也需要一步步来实现,需要一个个具体的行为来完成。学会分解任务,只有将任务分解得足够细,您才能心里有数,您才能有条不紊地工作,您才能统筹安排您的时间表,才能小溪汇成河流。

五大职场管理工具,就介绍到这了。要真正发挥作用,还是要付诸到实践当中。从明天准备工作清单时,你就可以开始应用这些法则了。

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