知识管理怎么做(名词解释及系统详解)

seoxin 10-09 17:09 11次浏览

许多开始做企业知识管理的机构,都会先去整理显性的知识。但在这个过程中,都会遇到一个问题:到底哪些是自己企业的知识?

数据、信息、知识的区别和联系比较抽象,很多人区分不清楚,所以这个阶段的误区是将知识管理等同于文档管理。

在前期调研阶段,人们反馈最多的问题之一是很多资料找不到,不少属于公司业务的东西存在个人电脑上的,比如某个项目的立项文件、某次会议的会议纪要等等,只有某个人或某几个人知道在那里,其他人需要的时候根本找不到,而当这个人离职的时候,东西也就随这个离开人找不到了。

进一步还有一个更深入的问题是,本来需要记录的文档当时却没有要求记录下来,在遇到内外部审计或者想要通过某种认证需要这些内容的时候,却发现根本没有记录,譬如就某项工作的安排,领导指定了人员和完成周期,却没有落到文档上,最后想要看当时安排的时候,就找不到了。专栏如何真正成为一个领域的专家?作者:知识需要管理19.99币872人已购查看

以上两种大致是最容易调研出来的需求,但严格来讲,这两种需求还不属于知识管理的范畴,更多的是企业的经营基本功的问题。

即便不提知识管理的时候,机构为了持续经营和发展的需要,也要明确界定需要保存的纸质和数字化内容(既包括档案法要求的考虑长期记录、鉴证需要,也包括内部为沟通协调需要的内容),之所以有的没有存,有的不知道存到那里的背后是没有建立公司内部的内容管理流程。

知识管理中的文档管理怎么做?

这个流程大致核心是界定存什么、在什么地方产生、如何保证质量、如何保存、如何利用等步骤。

但仅仅做这个还不是知识管理,因为大部分内容不是知识,而内容更强调保存,知识管理其实目标是通过重用复用增值。

在成熟的环境中,知识管理的假设是建立在内容管理已经很完善的基础上考虑的。

国内也有许多管理基础比较好的机构,其内部的内容管理具备了较好的基础,大部分职能和业务中过程产出的内容都进行了有效的管理(各类职能和业务系统、档案系统、文档和内容系统等),他们在这样的基础上进行知识管理,相应的重点就是既有内容如何发挥作用、如何区分信息和知识、如何促进高层次知识的产出等问题。

但如果既有的内容管理没有做,又要做知识管理该怎么办?

通常情况是将知识管理等同于文档或者内容管理。主要精力花在内容的保存上,这其实是许多公司知识管理的真相,打着知识管理的名字做了内容管理的工作。

当然我们也认为,内容需要管理。

但这种方式的结果是,即便将内容较好的保存起来,管理层和员工也感觉不到产生了很大价值(没有保存的时候,人们觉得不方便)。长期来看因为价值并不明显,员工参与的动力就不大,这个事情就成了一项可有可无的日常操作,很容易不了了之。

但这种状况又是一个比较普遍的现实:领导们要做知识管理,却发现组织内部的文档和内容管理很乱,这个时候该怎么办?

这个问题可以反过来想,为什么之前没有很好的内容管理和知识管理的时候,公司也能活得不错(如果活不下去就不会考虑做知识管理的问题),所以这些问题就是属于虽然有价值但并不最急迫的问题。

为什么大部分公司很少提内容或者文档管理,即便提出来了做得也不好?

知识管理中的文档管理怎么做?

之前传统的知识管理也更多强调了知识文档的保存,前提假设是文档存上以后员工就可以在需求的时候找到并利用,从而提升他们的效率和能力,大量的精力花在知识管理软件和系统的搭建、知识内容的上传、分类和存储,而对于员工在不同场景下如何应用知识、用什么知识其实并没有搞清楚,类似于一个黑箱:只要我存起来很多知识,就有价值;具体如何发挥出价值来,我也不知道。

这样的知识管理跟文档内容管理一样,人们没有动力参与,短期内也很难看到其明确的价值,所以就容易做不下去。

在后疫情时代,各种不确定性因素增多,在这个时候人们对知识管理提出了更粗暴的需求:用知识管理的方法解决具体的问题,在解决问题的过程中做好知识管理。问题的解决可以看到明确的结果,而在解决问题的过程中也增强了管理层和核心知识员工参与知识管理的动力,同时沉淀了知识搭建了体系。专栏互联网下的高效学习方法作者:知识需要管理19.99币118人已购查看

同样道理,对于文档和内容管理也是类似的需求:人们并不是期望一步做好文档或者内容管理,而是要在解决核心问题的过程中去完善文档或者内容的管理。

所以我们建议:

即便你的知识管理要去做信息管理的工作,仍然要说清楚文档内容管理和知识管理的区别,让管理层和核心员工理解知识管理不是内容管理,知识管理也不是存文档。

知识管理中显性知识的表达载体可以是文档、视频和音频,但并非所有的文档、视频和音频都是知识,这个要说清楚并让你的领导们理解清楚。

在内容管理中也要区分出信息和知识,现在是信息多而知识少。

知识管理中的文档管理怎么做?

从系统角度讲,信息和知识都要考虑存什么(界定)、怎么存(分类权限)、怎么用(搜索、知识地图等)。

如果是专门做知识管理的时候,可以为信息管理提供相应模板和方法论指导,真正的界定还是要各个业务和职能部门的管理者和骨干员工去做,界定清楚后经过评审,可以在IT系统上设置做某类工作在某个阶段,必须产出哪些内容,将这些做成本职工作的一部分,这不是知识管理。

知识管理中的文档管理怎么做?

而知识管理则除了考虑显性知识外,更重要的是要考虑如何解决企业面临的核心问题:在解决这些核心问题的时候,使业务看到知识管理的作用,将知识管理转化成管理层和核心骨干的一种手段,才能够真正持续下去。

如果仅仅保存,无论是文档内容还是知识,其实都很难做出员工认可的价值!关于如何系统化地做企业知识管理工作,可以听这个从知到行:知识管理实施方法论的课程,按照知识端、问题端和运营端三个维度讲如何将知识管理落地,相应的模板和练习题目覆盖了企业知识管理实施的核心问题,还有具体问题的指导。

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